Поездка в командировку — это выезд в место, отдаленное от основного базирования работы. Сотрудника отправляют в командировку приказом директора организации .

В каких случаях возникает необходимость

Для любой командировки крайне важна корректно оформленная документация, она должна соответствовать требованиям законодательства РФ. Если раньше в пакет документов командированного сотрудника входило командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о работе, то с 2016 года пакет включает в себя совсем другую документацию.

Итак, сейчас командировка, связанная с исполнением служебных обязанностей, включает в себя:

Таким образом, в случае, когда поездка попадает в разряд служебных командировок, нужно должным образом оформить все необходимые документы. Это требуется для того, чтобы все расходы, которые сотрудник понесет во время поездки, были обоснованы и имели соответствующие подтверждения .

Любая организация вправе установить свои правила относительно необходимой для командировок документации. Количество и формы необходимых документов прописываются в локальном акте организации.

Составление приказа

Приказ – это фактически распоряжение руководителя о направлении в служебную поездку кого-либо из сотрудников. Как правило, каждая организация имеет свою, выработанную и утвержденную форму приказа, либо можно использовать унифицированную форму Т-9 (Т-9а, если командировка на несколько сотрудников).

В приказе должно быть прописано:

• ФИО, должность, подразделение сотрудника;
• куда отправляется сотрудник;
• сроки поездки;
• цель поездки.

Так же необходимо указать основание составления приказа , это может быть служебное задание, если оно составляется работодателем. В случаях, когда служебное задание не используется, основанием может служить номер договора с контрагентом либо реквизиты других документов.

Если необходимо выдать сотруднику денежные средства до командировки, то используется авансовый отчет . Документ заполняется в одном бланке и сдается в бухгалтерию.

Заполненная форма – документ, в котором указаны примерные суммы, необходимые на командировку сотрудника (проживание, проезд). По возвращению работник должен составить отчет и предоставить все подтверждающие расходы документы.

В случае если расходы превысили сумму, выданную под отчет, и работник имеет подтверждающие документы на перерасход, то ему выплачиваются средства, которые он израсходовал из личных денежных средств.

Если израсходовано на командировку меньше, чем выдано под отчет, то работник обязан внести в кассу остаток средств. Все подтверждающие документы крепятся к бланку отчета, авансовый отчет заверяется главным бухгалтером и руководителем и сдается в бухгалтерию.

Согласно статье 168 ТК РФ , сотруднику компенсируются расходы на аренду жилья, суточные, дополнительные затраты, связанные с пребыванием в другом населенном пункте, и траты, согласованные с руководством.

Оформление в табеле

Дни, которые сотрудник провел в командировке, в табеле отмечают буквой «К» , но количество часов не записывают, поскольку за работником сохраняется на это время средний заработок.

Если же командировка выпала на выходной/праздничный день, тогда в табеле прописывается «К-В» , и этот день подлежит оплате в двойном размере. При этом важно помнить, что работать в выходной день сотрудник может со своего согласия и на основании приказа руководителя.

Служебная записка

Служебная записка составляется, если нет других документов, подтверждающих расходы. В таком случае в записке делается отметка об организации, куда направляется сотрудник, времени его прибытия и убытия. Этот документ подтверждает факт пребывания работника на месте, фиксируя дату и время прибытия и возвращения.

Требуется в двух случаях :

1. Если сотрудник отправляется в командировку на личном либо арендованном транспорте;
2. Если у работника нет подтверждения о факте транспортировки и проживания.

Форма служебной записки не регламентирована законодательством , поэтому предприятие должно разработать форму самостоятельно. Сотрудник заполняет бланк служебной записки по возвращению из командировки.

Подтверждающая документация для гостиницы

С 21.10.2015 временное проживание в период командировки возможно исключительно при подписании соглашения , в котором должны быть прописаны стоимость и сроки проживания (в сутках).

Подтверждающими документами будут кассовый чек и счет на оплату услуг.

Перечень для бюджетной организации

Согласно законодательству, работодатель обязан оплатить работнику затраты на аренду жилья во время командировки. С целью экономии бюджетные учреждения компенсируют проживание по минимальным нормативам. Как правило, это не более 2000 руб. в сутки.

Для получения этих средств сотруднику необходимо оформить документы, подтверждающие затраты (справка, подтверждаемая кассовым чеком). В документах должно быть обязательно указано: наименование платежного документа, серия и номер, наименование организации, подписи и печати.

Квитанция должна быть распечатана с помощью автоматической системы и содержать необходимые пометки. Выплата происходит в ближайший платежный день. Оплата за аренду жилья может производиться и до отъезда, авансом.

Оплата за проживание в гостинице относится на подстатью 212 «Прочие выплаты» в соответствии с бюджетной классификацией.

Служебная квартира и аренда у родственников

По согласию с работодателем сотрудник может арендовать квартиру или комнату. В таком случае подтверждающим документом будет договор аренды и расписка о получении средств собственником жилья .

В случае если компания самостоятельно арендует квартиру для своих работников, то имеет смысл заключить долгосрочный договор с собственником жилья. В таком случае для командированного сотрудника подтверждением будет акт . Важно отметить в акте факт оплаты, иначе будет считаться, что сотрудник не понес расходов.

В случае, если работник захотел остановиться во время командировки у родственников, то подтверждающим документом может быть служебная записка или удостоверение . Важно, чтобы там были прописаны срок пребывания и подтверждение принимающей стороны.

В данном случае форма подтверждения не регламентирована.

Порядок оплаты за проживание с примерами

В случае, если работодатель оплатил проживание в гостинице безналичным расчетом, сотрудник не включает это в авансовый отчет.

Когда оплата услуг гостиница произведена безналичным расчетом, сумма не корреспондирует со счетом 71.

Пример : сотрудник Иванов А.А. был направлен в командировку на трое суток. Стоимость гостиницы на этот период составила 6000 руб. Организация оплатила проживание сотрудника безналичным расчетом на счет гостиницы.

Бухгалтерские проводки следующие :

1. Дт 76(60) Кт 51 – оплата гостиницы — 6000 руб.
2. Дт 26(20,44) Кт 76(60) – после утверждения авансового отчета, когда сотрудник оплачивает гостиницу самостоятельно и прикладывает соответствующие документы к отчету — 6000 руб.

Пример : Иванов А.А. был направлен в командировку и получил в подотчет сумму на оплату проживания в гостинице в размере 6000 руб.

Проводки:

1. Дт 20 Кт 71 — списаны расходы на проживание – 4920 руб.
2. Дт 19 Кт 71 — выделен НДС – 1080 руб.
3. Дт 68 Кт 19 — НДС к вычету – 1080 руб.

Бухгалтерский учет с проводками

Денежные средства на командировочные расходы сотрудник получает под отчет (после командировки он оформляет на эту сумму авансовый отчет)

Дт 71 Кт 50 — Выданы денежные средства под отчет.

В случае, если у сотрудника осталась сумма неиспользованной.

Дт 50 Кт 71 – Взнос в кассу неиспользованной подотчетной суммы.

Если же случился перерасход, и сотрудник потратил личные средства — после утверждения авансового отчета сотрудник получает потраченную им сумму.

Дт 71 Кт 50 – выдана сумма, перерасход подотчетной суммы.

Расходы на командировку относятся на бухгалтерские счета в зависимости от цели командировки. Если по расходам выделяется НДС (при наличии СЧФК), то сумму налога можно отнести на счет 19 и направить к вычету.

Бывает, что расходы работника работодатель не может возместить и вынужден удержать из зарплаты сумму (важно, что больше 20% удерживать нельзя). Либо работник вносит сумму через кассу.

1. Дт 70 Кт 71 – удержана сумма из зарплаты.
2. Дт 50 Кт 71 – внесена в кассу сумма.

Налоговый отчет

Лимит на суточные в 2018 году составил 700 рублей на командировки по России , 2500 рублей — для заграницы . Все суммы свыше лимита подвергаются вычету НДФЛ. Такой же лимит установлен на уплату страховых взносов.

Предприятия, работающие по УСН, рассчитывают командировочные по общей системе и принимают их в расходы. Расходы по УСН считаются на дату оплаты.

В случае, если сотрудник перерасходовал средства, то эта сумма вносится в книгу учета доходов и расходов в момент компенсации суммы сотруднику.

В случае ИП без работников на УСН: предприниматель не может учитывать расходы на командировку для своих поездок, потому что командировка – поездка сотрудника по приказу работодателя, а у ИП работодателя нет.

Дополнительная информация по командировкам представлена в данном видео.

После командировки работник обязан подвердить расходы по найму жилья. Посмотрим, какие необходимы отчетные документы за проживание в гостинице и как они должны быть оформлены.

Деятельность работника может быть связана с необходимостью служебной поездки в другой населенный пункт, где потребуется определенное время работать и проживать. В соответствии с Постановлением № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" , сотруднику заранее выдаются денежные средства, за которые впоследствии, конечно же, необходимо будет отчитаться. Именно для этого потребуются отчетные документы за проживание в гостинице для подтверждения обоснованности командировочных расходов, в данном случае на оплату аренды жилья: гостиничного номера, иного съемного помещения.

Законодательное регулирование

В статье 168 Трудового кодекса РФ закреплено, что командированный работник имеет право на возмещение расходов по найму жилья. Порядок и размер возмещения устанавливаются коллективным договором на предприятии или иными локальными нормативными актами. В постановлении никаких разъяснений по этому поводу не дается.

Таким образом, законодатель дает возможность администрации организации самостоятельно урегулировать вопрос, какие документы должен работник предоставлять в подтверждение произведенных расходов. При этом стоит учитывать, что на основании данных документов предприятию придется отчитываться перед налоговой инспекцией по налогу на прибыль и подтверждать деловой характер расходов (расходы на командировку организация может учесть при расчете налога на прибыль).

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации производится в соответствии с нормативными актами правительства, так как в этом случае деятельность учреждения финансируется из федерального бюджета. Как правило, установлены определенные лимиты затрат на гостиницы (не более 2000-3500 рублей), так как бюджетные организации экономят средства и ведут строгий учет затрат.

Также в постановлении о командировках указано, что если работник имеет возможность возвращаться ежедневно с работы в другом населенном пункте к месту постоянного проживания, расходы на гостиницу, жилье не возмещаются. Этот вопрос решается в каждом случае заранее индивидуально по согласованию с руководителем. Оплата проживания в гостинице в командировке работником должна производиться очень внимательно, так как за эти траты придется отчитываться, это необходимо запомнить.

Где сотрудник может проживать

Командированный вправе сам организовывать проживание в другом городе и выбрать:

• гостиницу, отель;
• служебную квартиру;
• арендованную квартиру;
• жилые помещения у родственников.

В последнем случае, конечно, никаких затрат нет, поэтому аванс должен быть возвращен.

Какие документы сотрудник должен предоставить

Отчетные документы для командировочных по оплате проживания:

• счет из гостиницы. Чек об оплате услуг надо предоставлять обязательно, именно этот документ подтверждает поступление средств в кассу или на счет. В счете надо обязательно указать реквизиты отеля полностью, фамилию, имя и отчество проживающего, стоимость номера, время заселения и выселения. Печать и подпись на таком бланке обязательны. Дополнительные услуги, оказанные отелем, также могут быть оплачены, кроме расходов на обслуживание в ресторане или баре, доставку в номер, пользование оздоровительными объектами и тому подобных трат, которые вряд ли руководитель признает необходимыми, если это не оговорено заранее. Так, командировочный может купить дорогие продукты из мини-бара, например, но только за свой счет;
• договор об аренде квартиры, акт об оказании услуг и расписка;
• в случае предоставления служебной квартиры, как правило, средства перечисляются работодателем в безналичной форме.

Оплата гостиницы в командировке может производиться в наличной или безналичной форме, способ расчета и дополнительные траты лучше заранее согласовать с руководителем, чтобы обеспечить наличие должных доказательств. Отчетные документы за проживание в квартире посуточно допустимы, например, если гражданин менял место проживания.

Сотрудник, направленный в служебную поездку, по возвращению на рабочее место обязан отчитаться по результатам командировки и всех понесенных расходах. Для этого бухгалтерия потребует с него отчетные документы по командировке. Отсутствие документального подтверждения расходов может повлечь за собой отказ со стороны руководства в их возмещении.

Трудовой кодекс РФ определяет, что работодатель обязан возмещать расходы, понесенные их сотрудниками в командировках. Возмещаются расходы на съем жилья, суточные, а также прочие дополнительные траты, которые работник совершил с разрешения руководства. Возмещения денежных средств возможно только, если будут документально подтверждены расходы на проживание в командировке.

Порядок и размер возмещения, как и перечень отчетной документации, не закреплены на законодательном уровне, а регулируются нормами коллективного договора. Перед отъездом сотруднику выдают аванс, а после возвращения на протяжении 3 дней он должен подготовить отчет со всеми подтверждающими расходы документами.

Что касается найма жилья, то сотрудник может выбирать условия проживания в командировке:

• забронировать номер в отеле;
• арендовать квартиру;
• служебное жилье для командировочных;
• поселиться у родственников.

Гостиничные документы для подтверждения расходов

Согласно правилам, утвержденным Постановлением Правительства № 1085от 09.10.2015, оплата проживания в гостинице в командировке подтверждается кассовым чеком, либо иным документом в форме БСО.

Отчетной документацией, которая позволяет подтвердить расходы на проживание в гостинице, может быть и договор между командируемым сотрудником и организацией, что предоставляет гостиничные услуги. Документ должен содержать следующие сведения:

• полное название организации, регистрационные данные;
• личные данные командируемого сотрудника;
• информация о бронировании, его цена;
• точный период проживания;
• подпись, печать при наличии.

Для оплаты гостиницы в командировке сотрудник получает в кассе аванс непосредственно перед отъездом. Факт оплаты номера подтверждается кассовым чеком, приходным кассовым ордером, прочими БСО.

Согласно КОСГУ проживание в командировке в гостиничном номере и его оплата относится к категории 212 «Прочие выплаты».

Отчетные документы за проживание в квартире

По согласию работодателя командируемый сотрудник имеет право воспользоваться не гостиничными услугами, а снять квартиру или отдельную комнату. В таком случае командировочные документы о проживании также понадобится предъявить.

Затраты на аренду можно подтвердить письменным договором между сторонами найма помещения. Документ обязательно должен содержать информацию о сроках аренды, ее стоимости. Если оплата жилья в командировке без документов, чеков, приходных кассовых ордеров, физическое лицо владелец квартиры подтверждает факт получения наличных личной распиской.

Если сотрудник или организация для поиска жилья пользовались услугами риелтора, при составлении авансового отчета понадобится приложить договор с агентством недвижимости, а также квитанции об оплате его услуг.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Если в служебных целях в другой регион направляется сотрудник государственной некоммерческой организации, которая финансируется из бюджета определенного уровня, то порядок подтверждение расходов будет аналогичен, как и в любой коммерческой организации. Отличие в процедуре – указание другого источника финансирования служебной поездки.

Составляющей частью командировочных расходов являются затраты на услуги проживания в гостинице. На стоимость этих услуг работник обязан представить подтверждающие документы. Это может быть и счет, и кассовый чек, а иногда просто квитанция к ПКО. Но какой именно документ удовлетворит налоговиков? И что делать, если, например, в счете указан завтрак? На эти и другие вопросы ответы найдете в статье.

Компания обязана возмещать сотруднику понесенные во время служебной командировки расходы по расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но для этого сотрудник должен подтвердить свои расходы документом.

Гостиничный счет

Какой документ подтвердит оплату за проживание в гостинице, чтобы у компании при проверке не возникло претензий со стороны ИФНС?

Если гостиница не применяет контрольно-кассовую технику, то в этом случае она обязана оформлять бланк строгой отчетности, форму которого разрабатывает самостоятельно (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440). При этом название данного документа может быть любое (квитанция, гостиничный чек, счет, ваучер и т.п.). Напомним, что до 1 декабря 2008 г. гостиницы в качестве бланка строгой отчетности использовали форму № 3-Г, утвержденную Приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121. Но сейчас эта форма не применяется, и, как поясняют чиновники, данный документ не может использоваться в качестве БСО (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11, от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).

В настоящее время каждая гостиница разрабатывает свой собственный бланк строгой отчетности. При этом она должна учитывать определенные требования, предъявляемые законодательством к оформлению БСО. Если не будет выполнено хотя бы одно требование, документ не может быть отнесен к БСО. Соответственно, у компании, чей сотрудник привезет из командировки такой документ, могут возникнуть проблемы с учетом расходов на проживание и с вычетом НДС по этим расходам. Какие это требования?

Во-первых, бланк строгой отчетности должен содержать обязательные реквизиты, перечень которых установлен в пункте 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). К таким реквизитам относятся, в частности, наименование документа, шестизначный номер и серия, наименование организации, оказывающей услуги, ее местонахождение и ИНН, печать.

Во-вторых, простой компьютер для формирования бланков строгой отчетности использован быть не может. Дело в том, что бланк документа должен изготавливаться типографским способом или формироваться с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать/фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет. Также при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка. Такие же выводы приводятся и в Письмах Минфина РФ от 5 мая 2014 г. № 03-01-15/20962, от 07.11.2008 № 03-01-15/11-353.

Если работник привез из командировки «гостиничный» счет, не удовлетворяющий данным требованиям, и компания учла при налогообложении прибыли расходы на проживание по такому счету, то при возникновении претензий со стороны ИФНС у нее есть шансы отстоять свои расходы в суде (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009).

Второй вариант заключается в том, что гостиница применяет ККТ. Соответственно, БСО может уже не оформляться, а документом, подтверждающим оплату проживания, будет являться кассовый чек. Обычно к нему прилагается и документ (как правило, счет), в котором приведены полные данные о проживании конкретного лица.

А как быть, если командированный сотрудник вместо чека или БСО привез квитанцию к приходно-кассовому ордеру?

В такой ситуации у компании возможны проблемы при проверке. Налоговики могут признать такие расходы неправомерно учтенными при налогообложении прибыли, но в судебном порядке компания имеет шансы оспорить претензии ИФНС (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.02.2009 по делу № А56-27225/2007).

Кроме этого, вероятны доначисления НДФЛ и страховых взносов на суммы компенсации «гостиничных» расходов на основании квитанции к ПКО. На практике некоторые проверяющие считают, что компенсация гостиничных трат, подтвержденных такой квитанцией, образуют доход сотрудника. Одно такое дело рассмотрел ФАС Московского округа в Постановлении от 25.05.09 № КА-А40/4142-09. Правда, там речь шла о начислении ЕСН и НДФЛ. Суд не согласился с контролерами и признал доначисление неправомерным, указав, что расходы на проживание в гостинице подтверждают и иные документы. В данной ситуации к авансовым отчетам были приложены квитанции к приходно-кассовым ордерам, которые являются официальными документами, подтверждающими прием денег продавцом. Отсутствие чека ККТ, при наличии других оправдательных документов, не может являться безусловным свидетельством нецелевого использования подотчетными лицами денежных средств и получения ими выплат, облагаемых ЕСН и НДФЛ. Таким образом, сделал вывод ФАС, выданные сотрудникам под отчет денежные средства, не являлись их доходом, поскольку были использованы в интересах компании.

Аналогичный вывод содержится также в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 13.04.09 № Ф04-1948/2009(4045-А75-49), ФАС Московского округа от 29.02.08 № КА-А40/14043-07.

Следует отметить, что 9 октября 2015 г. Постановлением Правительства РФ № 1085 утверждены новые Правила оказания гостиничных услуг. Примечательно то, что в них указана обязанность гостиницы по выдаче потребителю кассового чека или документа, оформленного на бланке строгой отчетности. Надеемся, что с выходом новых правил гостиницы станут ответственнее относиться к оформлению документов, и перестанут выдавать документы, не соответствующие законодательству.

Документы на проживание отсутствуют

А если сотрудник не привез из гостиницы ни чека, ни БСО, ни квитанции к ПКО? В случае утери работником документов можно запросить у гостиницы справку, подтверждающую факт проживания конкретного лица в этой гостинице. Специалисты из УФНС РФ по г. Москве не видят препятствий для учета «гостиничных» расходов на основании такой справки (Письмо от 26.08.14 № 16-15/084374). Правда, столичные налоговики уточняют, что справка из гостиницы должна содержать детализацию предоставленных услуг и подтверждать оплату проживания работника. А компания, в свою очередь, должна иметь иные документы, устанавливающие период нахождения командированного сотрудника в месте, где расположена гостиница.

Тем не менее, есть риски, что такой справкой не удовлетворятся налоговики на местах. Поэтому компании должны быть готовы к спорам с проверяющими. Мы считаем, что в суде фирма сможет оспорить возникшие претензии со стороны ИФНС, ведь документы, косвенно подтверждающие расходы, также должны приниматься во внимание (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документы на гостиничные услуги могут отсутствовать и по другой причине. Компании, где служебные командировки, особенно в одну и ту же местность, достаточно часты, могут снимать под эти цели квартиры. В этом случае фирма сама оплачивает аренду квартиры, и работнику не возмещаются расходы на проживание. Встает вопрос: а может ли организация учитывать при налогообложении прибыли затраты на аренду квартир? Да, может. Но, как поясняют чиновники, только за период фактического проживания в ней работников (Письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58). С этим согласились и специалисты УФНС России по г. Москве в Письме от 16.04.2010 № 16-15/040653@.

То есть если договор найма квартиры заключен на полгода, а совокупный срок командировок всех сотрудников, которые по очереди проживают в ней, составляет 5,5 месяца, то арендную плату за оставшиеся полмесяца инспекторы посчитают необоснованным в налоговом плане расходом компании.

Завтрак в счете

Практически в каждой гостинице есть ресторан, кафе или столовая, где постояльцам может быть предложен завтрак. Так вот если стоимость питания будет указана в счете гостиницы отдельно, то имейте в виду, что эти затраты организации лучше не включать в «налоговые» расходы. Это следует из подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Там сказано, что к расходам могут быть отнесены затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением обслуживания в барах и ресторанах , в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами).

Примечательно то, что если при гостинице не ресторан или кафе, а столовая, то формально указанное ограничение можно проигнорировать. Это, конечно, рискованно, но одной организации удалось доказать правомерность учета в «прибыльных расходах» стоимости завтрака в столовой. Примером тому является Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 17.11.2010 по делу № А45-26455/2009. Поскольку налоговики не доказали, что услуги питания оказывались работникам в ресторане или баре, то суд посчитал правомерным признание расходов на завтрак в налоговом учете. И, соответственно, принятие НДС по стоимости «столовского» завтрака к вычету.

Еще в одном деле можно увидеть необычную трактовку расходов на обслуживание в барах и ресторанах. Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 03.08.2012 № 09АП-19562/2012 по делу № А40-112186/11-20-455 посчитал, что расходы на обслуживание в барах и ресторанах подразумевают оставление чаевых и иные формы обслуживания, но никак не расходы на питание. Соответственно, делает вывод суд, компания вправе признать в расходах стоимость питания командированного сотрудника в ресторане.

Но, к сожалению, проверяющие на местах не столь лояльны. Поэтому во избежание налоговых рисков фирма может не учитывать стоимость завтрака при налогообложении прибыли.

Помимо налога на прибыль риски возникают в части НДФЛ и страховых взносов. На практике проверяющие доначисляют их на стоимость завтрака, отраженную в гостиничном счете. Более того, имеются официальные разъяснения Минфина РФ - Письмо от 14.10.09 № 03-04-06-01/263. Там сказано, что если в счете отдельно выделена стоимость питания, то у сотрудника возникает доход в натуральной форме. Ведь компенсация стоимости питания не является возмещением расходов по найму жилого помещения, которое освобождается от налогообложения. Поэтому на стоимость питания необходимо начислить НДФЛ и ЕСН (на момент появления данного письма вместо страховых взносов компании уплачивали ЕСН).

Что же по данному вопросу говорит нам арбитражная практика? Позиция судов противоречивая. Например, в Постановлении ФАС Уральского округа от 28.04.2007 № Ф09-3004/07-С2 по делу № А71-6947/06 суд поддержал компанию. А в Постановлении ФАС Поволжского округа от 14.07.2009 по делу № А65-27027/2007 суд принял доводы ИФНС.

А что делать, если в гостиничном счете фигурирует завтрак, но его стоимость не указана отдельной суммой? Подобная ситуация встречается не так уж редко, и для компаний, учитывающих расходы на основании такого счета, чревата налоговыми рисками. На практике налоговики либо выделяют стоимость завтрака расчетным путем, либо вовсе исключают всю сумму из «прибыльных расходов». Ни тот, ни другой вариант не законен. И организация может оспорить действия налоговиков в суде. Например, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 14.03.2008 по делу № А56-17471/2007 признал незаконными действия налоговиков по исключению из «прибыльных расходов» стоимости завтрака, определенной расчетным путем.

Налоговики могут доначислить и НДФЛ со стоимости завтрака, найденного расчетным путем. Однако в суде компания сможет доказать отсутствие обязанности по исчислению и уплате этого налога (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 03.10.2008 по делу № А31-8961/2006-15).

А вот страховые взносы проверяющие вряд ли посмеют начислить, поскольку есть официальные разъяснения, согласно которым страховые взносы не начисляются на стоимость проживания командированного работника в гостинице, цена номера в которой включает стоимость завтрака (Письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Прочие услуги гостиниц

Помимо стоимости самого проживания, компании приходится иногда оплачивать ряд дополнительных услуг. Одной из таких услуг является бронирование номера. Как уже было отмечено ранее, согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (исключая обслуживание в барах, ресторанах и в номере, пользование рекреационно-оздоровительными объектами) также подлежат возмещению.

В финансовом ведомстве полагают, что бронирование номера является дополнительной услугой, которую оказывают предприятия гостиничного комплекса. А это значит, что расходы на бронирование для командированных работников номеров в гостиницах можно учесть при налогообложении прибыли. Разумеется, при условии, что такие расходы подтверждены документально (чеком ККТ или бланком строгой отчетности). Соответствующие разъяснения даны в Письме Минфина от 10.03.11 № 03-03-06/1/131.

Затраты на химчистку компания также сможет учесть при налогообложении прибыли. Но только, как утверждают чиновники, если сможет обосновать производственную направленность и экономическую обоснованность таких расходов (Письмо Минфина России от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308). Сделать это не составит труда, если целью служебной поездки является, допустим, встреча с людьми, деловые переговоры и т.п. мероприятия, при которых сотруднику важно хорошо выглядеть. Хотя раньше чиновники были против учета при налогообложении прибыли расходов на химчистку (Письмо Минфина РФ от 03.07.2006 № 03-03-04/2/170).

Лимит и его превышение

Некоторые компании в целях экономного расходования средств могут устанавливать лимит расходов на проживание в гостиницах свои сотрудников в период служебных командировок. Всвязи с чем возникает вопрос: если сотрудник превысил данный лимит, но при этом представил счет гостиницы на полную стоимость проживания, должна ли компания удержать с работника НДФЛ?

Нет, не должна. Дело в том, что не облагаются НДФЛ установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные, в частности, с возмещением командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Абзацем десятым пункта 3 статьи 217 НК РФ предусмотрено, что в доход командированного работника не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.

Таким образом, если имеется письменное заявление работника с указанием причин перерасхода и решение работодателя о возмещении полной стоимости платы за проживание, то от НДФЛ освобождается вся сумма документально подтвержденных расходов на проживание в командировке, даже если она превышает установленный в компании лимит. Такие разъяснения даны Минфином РФ в Письме от 04.07.12 № 03-04-06/6-204.

Кроме того, вся сумма компенсации расходов работника по найму помещения в месте командировки может быть учтена в целях налогообложения прибыли. Поясним почему. На основании статьи 168 Трудового кодекса РФ работодатель обязан возместить командированному работнику его расходы, в частности, по найму жилого помещения. Расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом в НК РФ нет обязанности по определению лимита «гостиничных» расходов. Таким образом, всю сумму компенсации таких расходов можно учесть при налогообложении прибыли в полном размере. В вышеуказанном Письме Минфина РФ содержится такой же вывод.

Вычет НДС: условия

НДС, уплаченный в составе расходов на проживание в гостинице, организация может принять к вычету. Однако чиновники выдвигают условие: для вычета НДС необходимо, во-первых, наличие счета, оформленного на БСО, во-вторых, указание в счете суммы НДС (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440). Такие выводы они делают на основании пункта 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Там, действительно, сказано, что по гостиничным услугам в книге покупок регистрируются БСО с выделенной суммой налога.

Если гостиница вместо БСО выдала счет-фактуру и кассовый чек, то вычет НДС также можно применить, о чем сказано в Письме Минфина РФ от 03.04.2013 № 03-07-11/10861. Но если счет за проживание оформлен на бланке свободной формы, вычет НДС невозможен, даже при наличии кассового чека с выделенной суммой налога. Так считают в Минфине России (Письмо от 23.12.09 № 03-07-11/323).

Таким образом, налоговики при проверке будут просматривать документы от гостиниц, в том числе и на предмет отдельного указания в них суммы НДС. Наличие в документе формулировки «в том числе НДС» не дает, по мнению фискалов, право на вычет. Хотя в суде компании могут доказать правомерность вычета в данной ситуации. Положительные примеры в арбитражной практике имеются (Постановление ФАС Уральского округа от 02.04.2008 № Ф09-2063/08-С2).